“Wat mijn werk leuk maakt? Als ik wegrijd, zijn bewoners blij”
Een lekkende kraan repareren, een klemmende deur herstellen, een trapleuning vastzetten, stopcontacten controleren. Elke dag rijdt Ali Sajia met een servicebus van Havensteder naar Rotterdam-Zuid om bewoners bij dergelijke klusjes te helpen. Dat is prettig voor de bewoners en bovendien bijzonder. Ali is namelijk de eerste medewerker die via het leer-werktraject van Serviceteam Onderhoud (STO) bij Havensteder in dienst gekomen is…
Werken aan een thuis
Bewoners, medewerkers, partners, andere samenwerkende partijen: we vinden het belangrijk dat iedereen zich thuis voelt bij Havensteder. We willen een veilige haven zijn, waar iedereen zichzelf is en alle ruimte krijgt om zich te ontwikkelen. Als professional en als mens. Dit alles vraagt om de juiste mensen. Gemotiveerde mensen die verschil maken voor onze bewoners, elkaar en de stad. Schouder aan schouder, elke dag weer. In het Havenstederplan, ons organisatieplan, staat wat we verstaan onder ‘werken aan een thuis’ en wat onze doelen op dat gebied zijn. Dit jaarverslag geeft inzicht in hoeverre we die doelen bereikt hebben. Ook reflecteren we op onderdelen die nog beter moeten.
Betrokken medewerkers
Onze medewerkers maken het verschil. Voor bewoners en wijken, en voor hun collega’s. Maar ook voor zichzelf, dankzij de juiste coaching en ontwikkelmogelijkheden. Daar faciliteren we hen zo veel mogelijk in. Ook bieden we ruimte voor eigen inbreng en gezamenlijke initiatieven. De betrokkenheid van zowel medewerkers als de directie kwam in 2023 meermaals naar voren. Ook gingen het bestuur en de directieleden op constructieve wijze het gesprek met medewerkers aan. Zo waren de lunchgesprekken tussen het bestuur en de medewerkers een succes. Tijdens deze gesprekken bleek eens te meer hoe bevlogen en constructief kritisch veel medewerkers zijn. Er was ook veel interesse in elkaars werk.
Zo nam het bestuur tijdens de zomertoer een kijkje op de verschillende afdelingen van Havensteder en in de wijken waar we woningen verhuren. De medewerkers onderling konden bij elkaar op wijksafari: interessante werkbezoeken binnen de organisatie, waarin medewerkers elkaars werk ervaren. Tijd voor plezier was er natuurlijk ook. Medewerkers kregen de ruimte en steun voor sportieve, gezamenlijke evenementen. Zo namen we deel aan de Harbour Run en RopaRun. Ook hielden we een tafeltennistoernooi.
Iedereen doet ertoe
Wij vinden het belangrijk dat iedereen zich thuis voelt bij Havensteder. Dat geldt voor onze huurders, maar zeker ook voor onze medewerkers. Bij ons doet iedereen ertoe.
We zien dit onder meer terug in ons beleid voor leren en ontwikkelen. Wij stimuleren iedere medewerker, van elke afdeling, zich te ontwikkelen. Zij krijgen een vrij besteedbaar, persoonlijk opleidingsbudget dat zij kunnen inzetten voor trainingen, workshops of coachings. Daarnaast zijn er volop mogelijkheden om werk gerelateerde opleidingen te volgen. In de Havenstederacademie, of opleidingen op maat. Voor elke deelname ontvangen zij educatiepunten. Na het behalen van minimaal twintig punten ontvangen zij aan het eind van het jaar een ontwikkelbonus. In 2023 behaalde 94,2% van de collega’s het gewenste aantal educatiepunten.
‘Iedereen doet ertoe’ heeft ook betrekking op diversiteit. We vinden het belangrijk dat de medewerkers van Havensteder een afspiegeling zijn van de stad Rotterdam en dat iedereen zich als medewerker welkom en gewaardeerd voelt. Ondanks het belang dat we hieraan hechten, hebben we die diversiteit in 2023 niet voldoende gerealiseerd. Als eerste stap moeten we werken aan bewustwording op dit thema binnen Havensteder. Op bestuurs- en directieniveau zijn wij het gesprek hierover weer gestart. Met elkaar hebben we keuzes gemaakt hoe we hier in verder gaan. We zijn ons nog meer dan eerder bewust dat dit thema continu aandacht behoeft. Hier zetten we de komende jaren sterker op in. Zo beginnen we 2024 met een onderzoek naar diversiteit binnen onze organisatie om vervolgens ons beleid hierop verder in te richten.
Strategische personeelsplanning
We willen Havensteders voorbereiden op de opgaven van morgen. Daarvoor moeten wij en onze medewerkers zelf inzicht hebben in hun talenten, vaardigheden en competenties. Met die informatie kunnen we ervoor zorgen dat de medewerkers op de juiste plek zitten en hun werk met plezier en voldoening doen. Nu, maar ook zeker in de toekomst. Om dat inzicht te verkrijgen, voeren we sessies uit met onze verschillende afdelingen en functiegroepen. In 2023 gingen we aan de slag met alle managers en experts. Ook benoemden we de sleutelposities binnen Havensteder. Dit zijn belangrijke functies, die ingevuld moeten zijn om als organisatie goed te functioneren. Het is van belang om de juiste mensen op de sleutelposities te hebben zitten en om deze te behouden. Komt er een vacature vrij op zo’n functie, dan zijn we daar extra scherp op.
Organisatieontwikkeling
Onze organisatie is continu in beweging. In 2023 lag onze focus op veiligheid. Ook de inzet van management potentials vergde de nodige aandacht.
Veiligheid
Binnen heel Havensteder is veiligheid een belangrijk aandachtspunt. Verschillende gebeurtenissen in 2023, waaronder de explosies, leidden ertoe dat we ons zorgen maken. Om de bewoners, maar ook om onze medewerkers. Als werkgever is het onze eerste prioriteit dat onze medewerkers veilig hun werk kunnen doen. Met elkaar hebben we gekeken hoe we hier nog beter mee om kunnen gaan.
Een specifiek aandachtspunt binnen het thema veiligheid betreft traumazorg. Wanneer een medewerker een incident heeft meegemaakt, kan hij/zij gebruikmaken van professionele hulp. Dit brengen we continu met elkaar onder de aandacht omdat we de zorg voor onze medewerkers belangrijk vinden. De leidinggevenden pakken hierin hun verantwoordelijkheid. Daarnaast heeft iedere medewerker op dit gebied een verantwoordelijkheid, namelijk het normaliseren van hulp. Medewerkers kunnen heftige dingen meemaken en dan is het heel normaal om professionele hulp te krijgen. Samen zorgen we ervoor dat hulp vragen en krijgen de norm wordt.
Eind 2023 zijn we weer gestart met agressietrainingen. Tijdens deze trainingen leerden onze medewerkers klantgericht omgaan met emotie en verward gedrag, verbaal agressief gedrag begrenzen en escalerende incidenten (tussen huurders) begeleiden.
Management potentials
In 2022 startten we met de inzet van management potentials. Dit was vooraf bedacht als Havensteder-brede talentontwikkeling voor vier collega’s. Dit kwam echter niet goed uit de verf. Er waren meerdere oorzaken. Zo was van tevoren niet helder wat we met het management potentials programma wilden bereiken. Ook hadden we de begeleiding anders moeten aanpakken. In de praktijk werden de management potentials ingezet op plekken waar urgent mensen nodig waren. Dit voldeed niet aan hun verwachtingen.
In 2023 evalueerden we het management potentials programma. Een belangrijk verbeterpunt is dat we aan de voorkant helder in kaart moeten hebben wat er nodig is om het programma te laten slagen. Vanuit onze afdeling HR gaan we hiermee aan de slag. Daarbij zien we de management potentials als onderdeel van een breder vraagstuk, namelijk: hoe gaan we binnen de organisatie om met talentontwikkeling?
Medezeggenschapsraad
Onze ondernemingsraad heet sinds een aantal jaar medezeggenschapsraad, een model waarin de kern (medezeggenschapsregisseurs) ondersteund wordt door meedenkers. Eind 2023 bestond de medezeggenschapsraad uit 6 regisseurs en circa 80 meedenkers. Thema’s die in 2023 onder de medewerkers leefden, waren ‘boeien & binden’ en ‘veiligheid’.
Directie Digitale Transformatie
Sinds 2023 heeft Havensteder een directie Digitale Transformatie. Deze directie omvat de domeinen Facilitair en Informatisering en Automatisering (I&A) en heeft als doel: zorgen dat alle wensen over procesverbetering gekanaliseerd, geprioriteerd en uitgevoerd worden. Dit is nodig om een grote stap te maken richting digitalisering, en wat je daarbij van een organisatie als Havensteder mag verwachten. Het transformatiedeel zit vooral in de manier waarop we digitalisering zien en inzetten. Voorheen was digitalisering vooral een hulpmiddel voor de medewerkers. Waar we naartoe willen, is dat we digitalisering inzetten als een work force die waarde toevoegt aan de organisatie. Voordat we echter kunnen inzetten op digitalisering, moeten eerst de processen op orde zijn. Ook vraagt het een andere manier van werken en leiderschap. In 2023 lag onze focus vooral op procesverbetering en begeleiding van medewerkers.
Digitale strategie
De wereld om ons heen verandert voortdurend. Als organisatie moeten we daarin mee veranderen. Onze structuur, cultuur en processen moeten daarop ingericht zijn. Digitalisering speelt daarin een steeds belangrijkere rol. We hadden dan ook behoefte aan een digitale strategie. In 2023 hebben we deze strategie opgezet. Daarin is aandacht voor:
- de positie en toegevoegde waarde van digitalisering.
- digitaal leiderschap.
- digitale vaardigheden.
- ambities voor medewerkers, huurders, samenwerkingspartners.
- randvoorwaarden voor digitale oplossingen (techniek, veiligheid, toekomstvastheid).
- ambities op het gebied van data (kwaliteit, management, governance).
- onze ERP.
In oktober 2023 stelden we de digitale strategie vast. Ook deelden we de strategie met onze externe IT-leveranciers.
Digitale vaardigheden
Alle medewerkers voerden in 2023 een self assessment uit op digitale vaardigheden. Op basis van de uitslag kregen zij een opleiding op maat, in de vorm van een e-learning of face-to-face training. Bijna iedereen heeft de training gevolgd en afgerond. Voor de facultatieve trainingen was zo veel interesse, dat er een wachtlijst was.
Wanneer we in het vervolg iets implementeren, kiezen we voor maximaal opleiden. Oftewel: alles wat de medewerker al heeft gehad, nemen we in de training mee. Zo is de kennis van de medewerker weer helemaal up-to-date. Dit hebben we gedaan bij onder meer de update van het ERP-systeem en bellen met Teams.
Update ERP
In 2023 ging een update van ons ERP-systeem live. ERP staat voor enterprise resource planning en is een computerprogramma dat gebruikt wordt ter ondersteuning van al onze processen. De update was voor onze organisatie ‘slechts’ een nieuwe layout. Voor onze IT was de update behoorlijk ingrijpend. Achter de vernieuwing zat een compleet nieuwe techniek. Om die techniek te kunnen implementeren, konden we een jaar lang geen nieuwe functionaliteiten toevoegen. De update zelf verliep succesvol. We gingen zonder problemen over van de ene op de andere technische omgeving.
Digitale architectuur
Digitale architectuur gaat over de structuur en inrichting van onze IT-systemen. Voordat we dit plaatje kunnen maken, de zogenaamde doelarchitectuur, moeten we een helder beeld hebben van wat we willen. Dit beeld konden we in 2023 nog niet volledig vormen. Dit had te maken met een nog lopende business case over de herijking van ons ERP-systeem. Als onderdeel van onze digitale strategie onderzochten we of we onze huidige ERP moesten behouden of moesten vervangen door een ander systeem. Dit onderzoek loopt door tot in 2024; daarna kunnen we verder met de inrichting van de digitale architectuur.